Documentación en sistemas de software: numeración y tickets especiales

Contexto del caso

Una empresa desarrolladora de software consultó a la DGI sobre los requisitos de documentación para un sistema de facturación destinado a comercios con múltiples puntos de venta. El sistema emite comprobantes en formularios preimpresos en rollos de papel continuo, y la empresa tenía dudas sobre cómo aplicar correctamente las normas de numeración y documentación.

Las dudas planteadas

La consulta se centraba en dos aspectos fundamentales:

• Numeración de operaciones: Si las distintas operaciones del sistema (ventas, devoluciones, etc.) debían seguir las reglas del numeral 17 de la Resolución DGI 688/992
• Documentos especiales: Si ciertos tickets (cambios, regalías, giftcards) requerían numeración correlativa según el numeral 3 de la Resolución DGI 411/999

La posición de la empresa consultante

La empresa sostenía dos argumentos que la DGI rechazó:

Primera posición: La numeración de operaciones podría regirse por un sistema correlativo diferente, con más dígitos y sin clasificación por series, ya que las normas se referían solo a numeración preimpresa.

Segunda posición: Los tickets especiales no manejan valores de compra-venta, por lo que no requerirían numeración correlativa.

Criterio definitivo de la DGI

Sobre la numeración correlativa

La DGI fue clara: todos los comprobantes deben seguir las reglas del numeral 17 de la Resolución 688/992. Esto significa:

• Numeración única y consecutiva para toda la documentación
• Prohibición de repetir serie y número, incluso en diferentes tipos de documentos
• Secuencia: número 1 serie A, correlativa hasta 6 dígitos, luego serie B, etc.

Sobre los documentos especiales

Respecto a los tickets de cambio, regalías y giftcards, la DGI estableció que todas las operaciones realizadas a través del sistema deben documentarse y numerarse, sin distinguir si manejan valores de compra-venta o no.

Tipos de documentos analizados

Ticket de cambio

Se emite junto con la factura cuando el cliente compra para regalar, permitiendo al destinatario cambiar la mercadería sin presentar la factura original.

Ticket por regalías

Se entrega cuando el cliente canjea regalías acumuladas por compras, mostrando el saldo disponible a la fecha del canje.

Ticket por giftcard

Se emite cada vez que se utiliza una tarjeta regalo, indicando el saldo disponible restante.

Implicancias prácticas para las empresas

Esta resolución establece criterios importantes:

• Unificación de numeración: Todos los comprobantes del sistema deben seguir una secuencia única
• Alcance amplio: La obligación incluye cualquier operación documentada, no solo ventas
• Previsión en el sistema: Cada tipo de comprobante debe tener su numerador específico predefinido

Errores comunes a evitar

Basándose en esta consulta, las empresas deben evitar:

• Crear sistemas de numeración paralelos o independientes
• Excluir ciertos documentos de la numeración correlativa por considerarlos "no comerciales"
• Repetir números y series entre diferentes tipos de comprobantes
• Implementar sistemas sin definir previamente todos los tipos de operaciones

Texto completo de la consulta

CONSULTA N° 5.467

SERVICIOS DE DESARROLLO DE SOFTWARE - DOCUMENTACIÓN - TICKETS DE CAMBIO, POR CONSUMO DE REGALÍAS Y POR GIFTCARD.

Una sociedad anónima con giro servicios de asesoramiento de software y mantenimiento se encuentra abocada al desarrollo de un software para un comercio con varios puntos de ventas y facturación en formularios preimpresos en rollos de papel continuo y largo variable.

Consulta sobre algunos temas que le merecen dudas respecto a la Resolución DGI N° 411/999 de 23.11.999, a saber:

Punto 1 - Si para numerar las distintas operaciones documentadas a través del sistema, tales como ventas, devoluciones, etc, deberá regirse por lo dispuesto en el inciso 2° del numeral 17) de la Resolución DGI N° 688/992 de 16.12.992.

Adelanta opinión sobre que la norma mencionada establece disposiciones para la numeración preimpresa y que la numeración de las diferentes operaciones puede regirse por un sistema correlativo diferente, con un mayor número de dígitos y sin recurrir a la clasificación por serie.

Esta Comisión de Consultas no comparte la opinión adelantada.

El numeral 4°) de la Resolución DGI N° 411/999 enumera los datos a establecer por el sistema en cada comprobante, entre los que menciona que el mismo deberá imprimir el número correlativo para cada tipo de documento, de acuerdo a las normas generales de documentación, establecidas en el numeral 17) de la Resolución DGI N° 688/992.

Dicho numeral determina:

"17) Numeración.- La numeración preimpresa deberá ser única y consecutiva para toda la documentación comprendida en el numeral 11 inclusive la correspondiente a operaciones de sucursales. En consecuencia queda prohibida la repetición de la misma serie y número, aún cuando se trate de diferente tipo de documento.

La numeración de la documentación que se imprima a partir de la vigencia del decreto N° 388/992 del 17 de agosto de 1992 y de la presente resolución, deberá comenzar con el número 1 serie A y ser correlativa y progresiva hasta agotar seis dígitos, reiniciando nuevamente desde el número 1 con la serie siguiente, alfabética y de hasta dos posiciones."

Por lo tanto ambos tipos de numeración deberán regirse por el numeral 17) de la Resolución DGI N° 688/992.

Punto 2 - Si la documentación de las operaciones que se describen a continuación deben estar numeradas de acuerdo al numeral 3°) de la Resolución DGI N° 411/999, adelantando opinión en contrario basada en que no son operaciones que manejan valores de compra-venta.

Los documentos antes mencionados son:

Ticket de Cambio: cuando el cliente compra mercadería para regalar se emite la factura y el ticket de cambio, a efectos de que el destinatario pueda cambiar la mercadería por otro artículo sin presentación de la factura de compra.

Ticket por consumo de "regalías": la empresa otorga regalías de acuerdo a las compras realizadas. Estas regalías son canjeadas por mercaderías varias. En el momento del canje se le entrega al cliente un ticket con el saldo de regalías que posee a la fecha del canje.

Ticket por Giftcard: La Giftcard es una tarjeta por determinado valor que se va utilizando en diferentes compras hasta agotar su monto. Cada vez que se usa la tarjeta se le entrega al cliente un ticket con el saldo disponible de su tarjeta.

Esta Comisión de Consultas no comparte la opinión del consultante dado que, según lo establecido en el numeral 3°) de la Resolución DGI N° 411/999 las operaciones que deben documentarse y numerarse por cada tipo de comprobante, a través del sistema, son todas las operaciones que se realicen no distinguiendo entre operaciones que manejen valores de compra-venta y las que no. Por lo que se transcribe el mencionado numeral:

"3°) (Operaciones documentadas a través del sistema). Todas las operaciones que se realicen a través del sistema tales como: ventas, devoluciones. arqueos, retiros de caja, cobranzas, cierres de caja, emisión de vouchers de tarjeta de crédito, cupones de sorteo, etc.,deberán estar definidas previamente en el sistema, de modo que exista un numerador para cada tipo de comprobante que respalde dichas operaciones."

17.04.012 - El Sub Director General de la D.G.I., acorde.

BOLETÍN N° 467