Resguardos de retención y percepción: qué deben incluir y cómo emitirlos

Si tu empresa actúa como agente de retención, agente de percepción o responsable por obligaciones tributarias de terceros, tenés una obligación documental concreta: emitir resguardos. Este documento es el comprobante que acredita que realizaste la retención o percepción correspondiente, y su correcta emisión tiene consecuencias tributarias directas.

La Resolución DGI N° 135/003 estableció el marco normativo que regula estos resguardos, y sus disposiciones siguen plenamente vigentes, con algunas actualizaciones incorporadas en los años siguientes. A continuación te explicamos todo lo que necesitás saber.

¿Qué es un resguardo y quiénes deben emitirlo?

Un resguardo es un comprobante fiscal que documenta el hecho de que un tercero (el agente) realizó una retención o percepción de impuestos en nombre del contribuyente, o efectuó un pago por cuenta de éste.

Deben emitir resguardos quienes:

• Estén obligados a hacerlo por la normativa vigente en su carácter de agentes de percepción o retención.
• Estando autorizados, hayan optado voluntariamente por emitirlos.
• A partir del 1° de agosto de 2024, también quienes deban comunicar créditos fiscales a otros contribuyentes, según la modificación introducida por la Resolución DGI N° 821/024.

¿Qué requisitos formales debe cumplir un resguardo?

Los resguardos deben ajustarse, en general, a las mismas disposiciones que rigen para las facturas en el régimen general de documentación (Resolución N° 688/992 y modificativas), con algunas excepciones específicas.

No se aplican a los resguardos las formalidades del numeral 11), literales h), m), n), ñ) y o) de dicha resolución.

Además, el comprobante debe denominarse expresamente "RESGUARDO" y emitirse como mínimo en dos vías:

• El original se entrega al contribuyente retenido o percibido.
• La copia queda en poder del emisor.

Datos que deben constar en el resguardo

Además de los requisitos generales del régimen de documentación, el resguardo debe incluir —sin ubicación predeterminada— los siguientes datos específicos:

• Razón social y domicilio del contribuyente percibido, retenido o por cuya cuenta se hace el pago.
• Numeración y fecha de las facturas correspondientes a las operaciones comprendidas.
• Monto imponible, tasa y monto percibido, retenido o pagado por el responsable, discriminado por impuesto cuando corresponda.

Asimismo, el resguardo debe contar con un recuadro no inferior a 6 cm de largo, dividido en dos renglones: el superior con la mención "RUC" y el inferior con un ancho mínimo de 1 cm.

Fecha de la factura que origina la retención

Los organismos estatales pueden indicar la fecha de la factura que origina la retención, a efectos de otorgarle fecha valor a la misma. Si la retención corresponde a más de una factura, se tomará como referencia la fecha de la última.

¿Qué pasa si el resguardo está incompleto?

"La falta de cualquiera de los requisitos formales establecidos impedirá el cómputo del monto percibido, retenido o pagado por el responsable."

Esto es crítico: un resguardo mal emitido —al que le falte un dato obligatorio— hace que el contribuyente no pueda computar esa retención o percepción a su favor. En otras palabras, puede terminar pagando dos veces: primero vía retención, y luego al no poder acreditarla por falta de documentación válida.

Régimen especial para organismos estatales

La resolución contempla disposiciones específicas para los organismos del Estado:

• Pueden omitir la emisión del duplicado del resguardo, siempre que mantengan respaldos magnéticos adecuados por el término de prescripción de los tributos.
• Pueden emitir el original en soporte físico solo cuando el retenido lo solicite.
• Pueden solicitar a la DGI autorización para que los retenidos impriman sus resguardos por Internet, condicionado a que el sistema permita a la Administración acceder electrónicamente a la base de datos completa.
• En resguardos emitidos por Internet, el Pie de Imprenta se reemplaza por la denominación del organismo y el número de constancia con especificación del tiraje autorizado (número inicial y final).

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar resguardos impresos antes de la vigencia de la resolución?
No, salvo que hayan sido impresos antes del 24 de febrero de 2003, fecha de publicación de la resolución. Esos tuvieron validez hasta el 31 de marzo de 2003. Hoy deben cumplir íntegramente con las disposiciones actuales.

¿El resguardo reemplaza a la factura?
No. El resguardo documenta la retención o percepción realizada; es un comprobante complementario que no sustituye a la factura de la operación original.

¿Qué pasa si mi proveedor no me entrega el resguardo?
Sin el resguardo válido, no podés acreditar la retención sufrida ante la DGI. Reclamalo siempre, ya que es tu respaldo documental ante una eventual fiscalización.

¿La comunicación de créditos fiscales también requiere resguardo?
Sí, a partir del 1° de agosto de 2024, la comunicación de créditos fiscales entre contribuyentes también está alcanzada por este régimen, según la modificación introducida por la Resolución DGI N° 821/024.

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Texto completo de la consulta

RESOLUCIÓN DGI N° 135/003

DOCUMENTACIÓN - AGENTES DE PERCEPCIÓN, DE RETENCIÓN Y RESPONSABLES POR OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE TERCEROS - RESGUARDOS - SE DICTAN NORMAS RELATIVAS A SU EMISIÓN.

Montevideo, 21 de febrero de 2003

Visto: Las normas de documentación de operaciones aplicables a los sujetos pasivos de tributos administrados por la Dirección General Impositiva establecidas en los Decretos N° 597/988 de 21 de setiembre de 1988 y N° 388/992 de 17 de agosto de 1992.

Considerando: Conveniente dictar normas relativas a la emisión de resguardos por parte de los agentes de percepción, de retención y responsables por obligaciones tributarias de terceros.

Atento: a lo expuesto y a que se cuenta con la conformidad del Ministerio de Economía y Finanzas;

El Director General de Rentas

RESUELVE:

1°) Las entidades que estén obligadas o que, estando autorizadas, hayan optado por emitir resguardos en su carácter de agentes de percepción, de retención y de responsables por obligaciones tributarias de terceros, deberán hacerlo de acuerdo al régimen que establece la presente Resolución.

A partir del 1º de agosto de 2024, lo dispuesto en el inciso anterior también será de aplicación en aquellos casos en que la normativa vigente disponga la comunicación de créditos fiscales a otros contribuyentes.

NOTA: Este inciso fue agregado por Resolución DGI Nº 821/024 de 16.04.024 numeral 2º (D.Of. 17.04.024 U.M.)

2°) Los citados resguardos deberán cumplir con las disposiciones previstas para las facturas en el régimen general de documentación de la Resolución N° 688/992 de 16 de diciembre de 1992 y modificativas, con excepción de las formalidades requeridas por el numeral 11), literales h), m), n), ñ) y o).

3°) Sin ubicación predeterminada deberán consignarse los siguientes datos:

• a) Razón social y domicilio del contribuyente percibido, retenido, o por cuenta de quien se hace efectivo el pago.
• b) Numeración y fecha de las facturas correspondientes a las operaciones comprendidas.
• c) Monto imponible, tasa y monto percibido, retenido o pagado por el responsable, discriminado por impuesto, cuando corresponda.

4°) El tipo de comprobante a que refiere el literal e) del Numeral 11) de la Resolución N°688/992 de 16 de diciembre de 1992 deberá denominarse, en el presente régimen, "RESGUARDO" y ser emitido como mínimo en dos vías, cuyo original se destinará al contribuyente y una copia permanecerá en poder del emisor.

5°) Agrégase al literal g) del numeral 11) de la Resolución N° 688/992 de 16 de diciembre de 1992:

"La documentación de resguardos emitidos por agentes de percepción, agentes de retención y responsables por obligaciones tributarias de terceros, deberá contar con un recuadro no inferior a 6 cm. de largo dividido en dos renglones. El renglón superior deberá contener la mención "RUC" y el renglón inferior no deberá ser menor a 1 cm. de ancho."

6°) La falta de cualquiera de los requisitos formales establecidos impedirá el cómputo del monto percibido, retenido o pagado por el responsable.

7°) Derógase la Resolución N° 269/000 de 29 de agosto de 2000.

8°) La presente Resolución será aplicable a partir de la fecha de su publicación.

Los resguardos impresos con anterioridad a dicha fecha mantendrán su validez hasta el 31 de marzo de 2003.

9°) Los organismos estatales podrán omitir la emisión del duplicado del resguardo, siempre que mantengan respaldos magnéticos adecuados por el término de prescripción de los tributos. Asimismo quedan facultados para emitir los originales en soporte físico solamente en aquellos casos en que los retenidos lo soliciten.

10°) Los organismos estatales podrán solicitar a la Dirección General Impositiva autorización para habilitar la posibilidad de que los retenidos impriman los resguardos referidos en el numeral anterior a través de Internet.

La autorización referida estará condicionada a que el sistema propuesto por el organismo permita a la Administración acceder electrónicamente a la base de datos completa de las operaciones sujetas a retención.

En los resguardos emitidos por Internet se sustituirá el Pie de Imprenta por la denominación del Organismo y el número de constancia con especificación del tiraje autorizado, detallando número inicial y final.

11°) Publíquese en el Diario Oficial y en dos diarios de circulación nacional. Insértese en el Boletín Informativo, en la Página Web y cumplido, archívese.

12°) Los organismos estatales, al emitir sus resguardos podrán indicar la fecha de la factura que origina la retención, a efectos de dar fecha valor a la misma.

En caso que la retención documentada en el resguardo corresponda a más de una factura, se estará a la fecha de la última.

Nota: Este numeral fue agregado por Res. DGI N° 1.334/006 de 30.10.006, art. 9°.

El Director General de Rentas.- Cr. Eduardo Zaidensztat.

Publicada el 24.02.003 en los Diarios "El País" y "El Observador" y el 27.02.003 en el Diario Oficial N° 26.208.