Resguardos de retención y percepción: qué deben incluir según la DGI

Si tu empresa actúa como agente de retención, de percepción o como responsable por obligaciones tributarias de terceros, tenés que emitir un documento específico que la DGI llama resguardo. Esta resolución, vigente desde el 21 de febrero de 2003, establece con precisión qué datos debe contener ese comprobante y qué pasa si algo falta.

¿Qué es un resguardo y para qué sirve?

Un resguardo es el comprobante que emite quien retiene, percibe o paga tributos en nombre de un tercero. Funciona como constancia para ese tercero (el contribuyente retenido o percibido) de que el monto correspondiente fue efectivamente detraído o pagado ante la DGI.

Sin este documento en regla, el contribuyente no puede computar esos montos como crédito o pago a su favor. Es decir, el resguardo mal emitido puede costarte caro.

¿Quiénes están obligados a emitir resguardos?

La resolución alcanza a todas las entidades que:

• Estén obligadas a emitir resguardos por su condición de agentes de percepción o retención, o
• Estando autorizadas, hayan optado voluntariamente por hacerlo en su carácter de responsables por obligaciones tributarias de terceros.

Requisitos formales del resguardo

Los resguardos deben cumplir con las disposiciones previstas para las facturas en el régimen general (Resolución DGI N° 688/1992 y modificativas), con excepción de algunas formalidades específicas que no aplican a este tipo de documento (numerales h), m), n), ñ) y o) del numeral 11).

Además, deben incluir —sin ubicación predeterminada— los siguientes datos específicos:

• a) Razón social y domicilio del contribuyente percibido, retenido o por cuya cuenta se efectúa el pago.
• b) Numeración y fecha de las facturas correspondientes a las operaciones comprendidas.
• c) Monto imponible, tasa y monto percibido, retenido o pagado por el responsable, discriminado por impuesto cuando corresponda.

¿Cómo debe identificarse el comprobante?

El tipo de comprobante debe denominarse expresamente "RESGUARDO". No es válido usar otra denominación. Además:

• Debe emitirse como mínimo en dos vías: el original para el contribuyente y una copia que queda en poder del emisor.
• Debe contar con un recuadro no inferior a 6 cm de largo, dividido en dos renglones: el superior con la mención "RUC" y el inferior con un ancho mínimo de 1 cm.

¿Qué pasa si el resguardo tiene errores u omisiones?

"La falta de cualquiera de los requisitos formales establecidos impedirá el cómputo del monto percibido, retenido o pagado por el responsable."

Esto es clave: un resguardo incompleto o mal confeccionado no tiene validez fiscal. El contribuyente no podrá utilizar ese monto como pago a cuenta ni como crédito frente a la DGI. Por eso, verificar el cumplimiento de todos los requisitos no es un tema menor.

Vigencia y transición

• La resolución entró en vigencia a partir de su publicación el 21 de febrero de 2003.
• Los resguardos impresos con anterioridad mantuvieron su validez hasta el 31 de marzo de 2003.
• Se derogó expresamente la Resolución N° 269/2000 de 29 de agosto de 2000, que regulaba anteriormente esta materia.

Puntos clave para recordar

• El documento debe llamarse "RESGUARDO", no puede tener otra denominación.
• Siempre debe identificarse al contribuyente retenido/percibido con razón social y domicilio.
• Los montos deben discriminarse por impuesto.
• Se necesitan al menos dos copias: una para el contribuyente y otra para el archivo del emisor.
• El recuadro del RUC tiene medidas mínimas reglamentadas.
• Un resguardo defectuoso no permite computar el pago o retención.

Texto completo de la resolución

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
Resolución DGI 135/003
Montevideo, 21 de febrero de 2003

VISTO: Las normas de documentación de operaciones aplicables a los sujetos pasivos de tributos administrados por la Dirección General Impositiva establecidas en los Decretos N° 597/1988 de 21 de setiembre de 1988 y N° 388/1992 de 17 de agosto de 1992.

CONSIDERANDO: Conveniente dictar normas relativas a la emisión de resguardos por parte de los agentes de percepción, de retención y responsables por obligaciones tributarias de terceros.

ATENTO: A lo expuesto y a que se cuenta con la conformidad del Ministerio de Economía y Finanzas.

EL DIRECTOR GENERAL DE RENTAS RESUELVE:

Las entidades que estén obligadas o que, estando autorizadas, hayan optado por emitir resguardos en su carácter de agentes de percepción, de retención y de responsables por obligaciones tributarias de terceros, deberán hacerlo de acuerdo al régimen que establece la presente Resolución.

Los citados resguardos deberán cumplir con las disposiciones previstas para las facturas en el régimen general de documentación de la Resolución N° 688/1992 de 16 de diciembre de 1992 y modificativas, con excepción de las formalidades requeridas por el numeral 11), literales h), m), n), ñ) y o).

Sin ubicación predeterminada deberán consignarse los siguientes datos:

• a) Razón social y domicilio del contribuyente percibido, retenido, o por cuenta de quien se hace efectivo el pago.
• b) Numeración y fecha de las facturas correspondientes a las operaciones comprendidas.
• c) Monto imponible, tasa y monto percibido, retenido o pagado por el responsable, discriminado por impuesto, cuando corresponda.

El tipo de comprobante a que refiere el literal e) del Numeral 11) de la Resolución N° 688/1992 de 16 de diciembre de 1992 deberá denominarse, en el presente régimen, "RESGUARDO" y ser emitido como mínimo en dos vías, cuyo original se destinará al contribuyente y una copia permanecerá en poder del emisor.

Agrégase al literal g) del numeral 11) de la Resolución N° 688/1992 de 16 de diciembre de 1992:

"La documentación de resguardos emitidos por agentes de percepción, agentes de retención y responsables por obligaciones tributarias de terceros, deberá contar con un recuadro no inferior a 6 cm. de largo dividido en dos renglones. El renglón superior deberá contener la mención "RUC" y el renglón inferior no deberá ser menor a 1 cm. de ancho."

La falta de cualquiera de los requisitos formales establecidos impedirá el cómputo del monto percibido, retenido o pagado por el responsable.

Derógase la Resolución N° 269/2000 de 29 de agosto de 2000.

La presente Resolución será aplicable a partir de la fecha de su publicación.

Los resguardos impresos con anterioridad a dicha fecha mantendrán su validez hasta el 31 de marzo de 2003.

Publíquese en el Diario Oficial y en dos diarios de circulación nacional. Insértese en el Boletín Informativo, en la Página Web y cumplido, archívese.

El Director General de Rentas, Cr. Eduardo Zaidensztat.