Requisitos para imprimir facturas y documentación fiscal en Uruguay

Si alguna vez te preguntaste cómo funciona el proceso legal detrás de la impresión de facturas, boletas o remitos en Uruguay, esta resolución te lo explica todo. La Resolución DGI 688/992, dictada en diciembre de 1992, complementa el Decreto 388/992 y establece las reglas del juego para imprentas autorizadas, sujetos pasivos y los requisitos formales que debe cumplir toda documentación fiscal.

Aunque es una norma con décadas de vigencia, su lógica sigue siendo la base del sistema de control documental tributario uruguayo. Entenderla te ayuda a evitar infracciones, sanciones y problemas con la DGI.

¿A quiénes aplica esta resolución?

Esta resolución afecta a dos grandes grupos:

• Sujetos pasivos de impuestos administrados por la DGI (empresas, emprendedores, profesionales) que necesiten imprimir documentación fiscal como facturas, boletas, notas de crédito, notas de débito, comprobantes equivalentes y remitos.
• Imprentas autorizadas que realicen trabajos de impresión de documentación fiscal, las cuales deben estar inscriptas en el Registro de Imprentas de la DGI.

El trámite previo: la constancia para impresión de documentación

Antes de mandar a imprimir cualquier documento fiscal, el sujeto pasivo debe obtener una constancia habilitante de la DGI. Este trámite no es optativo: la resolución es clara en que ninguna imprenta autorizada puede realizar trabajos sin haberla recibido previamente.

¿Cómo funciona el proceso?

• Se solicita ante la dependencia de la DGI correspondiente al domicilio constituido del titular.
• Debe tramitarse por cada domicilio fiscal donde se vaya a expedir la documentación.
• La constancia tiene una validez de 15 días hábiles desde su fecha de expedición.
• Debe ser conformada por el comitente o su representante acreditado, con nombre, apellido, cédula de identidad y firma.
• Se deja constancia de la fecha de recepción en ambas vías, y la imprenta acusa recibo en la vía que devuelve al solicitante. La otra vía la conserva la imprenta.

Importante: La constancia se tramita cada vez que se requiera una nueva impresión. No es un permiso permanente, sino puntual para cada pedido de trabajo.

Conservación de la documentación

Tanto los sujetos pasivos como las imprentas tienen obligaciones de conservación:

• Los sujetos pasivos deben guardar las constancias utilizadas durante todo el período de prescripción de los tributos que graven sus operaciones.
• Las constancias no utilizadas también deben conservarse, en ambas vías.
• Las imprentas deben conservar la vía de la constancia que les corresponde.

Obligaciones de las imprentas: registro y declaración mensual

Las imprentas que impriman documentación fiscal deben inscribirse en el Registro de Imprentas de la DGI y cumplir con una declaración mensual que incluye:

• Número de RUC del comitente.
• Número de constancia para impresión de documentación.
• Tipo de documento impreso con su fecha.
• Tiraje: numeración inicial, final y número de vías.

La forma de presentación varía:

• Imprentas con microcomputador: deben remitir la información en medios magnéticos según el instructivo de la DGI.
• Imprentas sin microcomputador: presentan una muestra de cada documento impreso.
• En ambos casos, se completa un formulario resumen proporcionado por la DGI.

La declaración debe presentarse dentro del mes siguiente al de los trabajos realizados.

Consecuencias del incumplimiento

La resolución no deja lugar a dudas respecto a las sanciones:

• Suspensión del Registro: Si una imprenta no cumple con las obligaciones de declaración mensual, la DGI puede suspenderla del Registro. A partir de la notificación, queda inhabilitada para imprimir documentación fiscal.
• Contravención por cada documento: Si una imprenta imprime documentación sin autorización o con la autorización suspendida, incurre en una infracción de contravención por cada documento impreso, incluso si son del mismo tipo. Esto puede derivar en multas significativas.

Una imprenta que imprima 500 facturas sin autorización podría enfrentar 500 infracciones de contravención. El riesgo es enorme.

Requisitos formales que debe tener la documentación impresa

La resolución también detalla qué datos deben estar preimpresos en facturas, boletas, notas de débito, notas de crédito, comprobantes equivalentes y remitos. La ubicación y el formato importan:

Ángulo superior izquierdo:

• Nombre o razón social.
• Nombre comercial (cuando exista).
• Domicilio fiscal.

Ángulo superior derecho:

• Número de inscripción en el RUC (caracteres no inferiores a 3 mm de alto).
• Tipo de comprobante (caracteres no inferiores a 3 mm de alto).
• Prenumeración correlativa (caracteres no inferiores a 3 mm de alto).

A continuación:

• Un recuadro de al menos 6 cm de largo dividido en dos renglones para identificar al comprador (RUC del comprador y datos adicionales según el tipo de documento).

Texto completo de la consulta

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
Resolución Nº 688/992
Montevideo, 16 de diciembre de 1992

Visto: Que el inciso segundo del artículo 6º del Decreto Nº 388/992 de 17 de agosto de 1992, comete a la Dirección General Impositiva el dictado de normas complementarias.

Atento: A lo expuesto y a que se cuenta con la conformidad del Ministerio de Economía y Finanzas,

La Directora General de Rentas

RESUELVE:

Capítulo I: Constancia para impresión de documentación

Oportunidad de su solicitud. En cada oportunidad en que los Sujetos Pasivos requieran la impresión de facturas, boletas, notas de crédito, notas de débito, comprobantes equivalentes y remitos deberán solicitar previamente ante la Dirección General Impositiva, la extensión de la constancia para impresión de documentación prevista en el artículo 47 del decreto Nº 597/988 de 21 de setiembre de 1988, con su redacción actual, por cada uno de los domicilios fiscales donde dicha documentación será expedida.

Lugar de Solicitud. La solicitud referida en el numeral anterior se presentará ante la dependencia de la Dirección General Impositiva que corresponda de acuerdo al domicilio constituido del titular. Realizados los controles pertinentes la Dirección General Impositiva otorgará una constancia numerada y válida por quince días hábiles contados a partir de su fecha de expedición.

Tramitación. Las imprentas autorizadas no realizarán bajo ninguna circunstancia trabajos de impresión sin haber recibido previamente la mencionada constancia dentro del plazo de su validez y conformada por el comitente o su representante debidamente acreditado, con nombre y apellido, cédula de identidad y firma. Deberá asimismo consignarse la fecha de recepción en ambas vías de la constancia y el acuse de recibo por parte de la imprenta en la vía que entrega al solicitante del trabajo de impresión. La vía restante deberá ser conservada por la imprenta.

Conservación. Los Sujetos Pasivos deberán conservar las constancias para impresión utilizadas durante el período de prescripción de los tributos que graven sus operaciones. De la misma forma se conservarán ambas vías de las constancias no utilizadas.

Capítulo II: Imprentas: Registro y Declaración Jurada

Inscripción. Las imprentas que deban inscribirse en el Registro de Imprentas deberán hacerlo en la dependencia de la Dirección General Impositiva que corresponda a su domicilio constituido.

Declaración mensual. Los responsables inscriptos en el Registro de Imprentas declararán mensualmente la siguiente información respecto de cada trabajo de impresión: número de RUC, número de constancia para impresión de documentación, tipo de documento con la correspondiente fecha de impresión y tiraje especificando numeración inicial y final y número de vías. Asimismo deberán indicar si se trata de documentación impresa de acuerdo a lo dispuesto en el numeral 14 de esta resolución.

Formas de presentación de la declaración. Las imprentas mencionadas en el numeral anterior que dispongan de microcomputadores deberán remitir la información solicitada en medios magnéticos de acuerdo al instructivo y programa proporcionados por la Dirección General Impositiva. Cuando no se disponga de microcomputadores, deberán presentar una muestra de cada uno de los documentos impresos. En ambos casos se resumirá la información en formulario proporcionado por la Dirección General Impositiva.

Presentación de declaraciones. La información aludida en los numerales 6) y 7) se presentará dentro del mes siguiente al de los trabajos de impresión que se declaran. Las imprentas con domicilio constituido en Montevideo lo harán ante las dependencias de la Dirección de Recaudación en las que presentan sus Declaraciones Juradas y las que lo tengan en el Interior en la que corresponde a dicho domicilio.

Suspensión del Registro. El incumplimiento de las obligaciones establecidas en los numerales 6), 7) y 8) dará lugar a la suspensión de la imprenta omisa del registro mencionado, la que quedará inhabilitada a partir de la fecha de la notificación, para efectuar impresiones de la documentación prevista en el artículo 48 del decreto Nº 597/988 de 21 de setiembre de 1988, en su redacción actual.

Sanciones. Las imprentas que sin estar autorizadas por la Dirección General Impositiva o cuya autorización les haya sido suspendida y confeccionen la documentación mencionada en el artículo 48 del decreto Nº 597/988 de 21 de setiembre de 1988, en su redacción actual, incurrirán en una infracción de contravención por cada uno de los documentos que haya impreso aun cuando sean del mismo tipo.

Capítulo III: Requisitos formales de la documentación

Datos preimpresos de la documentación. Las facturas, boletas, notas de débito, notas de crédito, comprobantes equivalentes y remitos emitidos por sujetos pasivos de impuestos administrados por la Dirección General Impositiva, deberán contener preimpresos los siguientes datos con las formalidades que se establezcan a continuación:

En el ángulo superior izquierdo deberán constar en el siguiente orden:

• a) nombre o razón social.
• b) nombre comercial, cuando exista.
• c) domicilio fiscal.

En el ángulo superior derecho deberán constar en el siguiente orden:

• d) número de inscripción en el R.U.C., impreso en caracteres no inferiores a 3 mm de alto.
• e) tipo de comprobante, impreso en caracteres no inferiores a 3 mm de alto.
• f) prenumeración correlativa del comprobante, en caracteres no inferiores a 3 mm de alto.

A continuación deberá constar:

• g) para la documentación de enajenaciones o prestaciones de servicios, un recuadro no inferior a 6 cm. de largo dividido en dos renglones. El renglón superior deberá contener la mención "RUC COMPRADOR" y el renglón inferior los datos correspondientes. [Texto fuente truncado en el original]