Simplificación de trámites del Estado: qué cambia con el Decreto 353/023

Si alguna vez tuviste que ir a buscar un certificado a un organismo del Estado para presentarlo en otro organismo del Estado, sabés exactamente de qué trata este decreto. El Decreto 353/023 viene a reglamentar el artículo 76 de la Ley N° 19.355 (en su redacción actualizada por la Ley N° 20.075) y establece un marco concreto para que las entidades públicas uruguayas dejen de pedirte papeles que ellas mismas podrían obtener entre sí.

Para emprendedores, contadores y cualquier persona que tramite habilitaciones, constancias o certificados ante el Estado, entender este decreto puede ahorrarte tiempo, dinero y más de un dolor de cabeza.

¿Cuál era el problema que venía a resolver?

Históricamente, el relacionamiento entre las entidades del Estado uruguayo era muy fragmentado. Cada organismo pedía su propia documentación, aunque esa información ya estuviera en poder de otro organismo público. El resultado era un ciudadano o empresa que debía correr de ventanilla en ventanilla obteniendo certificados para presentarlos en otro lado.

La Ley N° 19.355 ya había establecido en su artículo 76 la obligación de simplificar estos trámites. Pero faltaba una reglamentación clara que definiera cómo debía implementarse esa obligación, quién la monitoreaba y qué mecanismos técnicos se usarían. Eso es exactamente lo que viene a hacer el Decreto 353/023.

Los tres pilares del decreto

1. Intercambio de información entre entidades públicas

El decreto establece una regla clara: las entidades públicas no podrán solicitar certificados, constancias, testimonios u otra documentación similar cuando esa información pueda obtenerse a través de sistemas de otras entidades públicas, ya sea mediante acceso directo a sus sistemas o a través de la plataforma de interoperabilidad creada por el Decreto N° 178/013.

Esto implica, en la práctica, que si el dato ya existe en el Estado, el Estado debe buscarlo él mismo, sin hacerte cargar ese trabajo a vos.

Además, las entidades públicas que emiten constancias o documentos para acreditar situaciones jurídicas deberán:

• Expedir versiones digitales de esas constancias o documentos.
• Suscribirlas con firma electrónica avanzada.
• Asegurar su remisión a otras entidades públicas y a las personas por medios digitales seguros.

Para facilitar esto, AGESIC pondrá a disposición un sistema de intercambio seguro de documentos digitales.

2. Auditorías periódicas a cargo de AGESIC

El decreto le otorga a AGESIC (la Agencia para el Desarrollo del Gobierno de Gestión Electrónica y la Sociedad de la Información y del Conocimiento) la potestad de realizar auditorías periódicas a los trámites y servicios de las entidades públicas para verificar el cumplimiento de estas obligaciones.

Para las entidades de la Administración Central, esas auditorías también deben evaluar el cumplimiento del Decreto N° 231/017 (sobre simplificación de trámites). Los resultados se plasman en un informe que se comunica a la entidad auditada, y AGESIC puede optar por publicarlos.

Este mecanismo de control es clave: sin auditorías, la obligación quedaría en el papel.

3. Actualización del Catálogo de Trámites y Servicios

Las entidades públicas deberán mantener actualizada la información de sus trámites en el Catálogo de Trámites y Servicios del Estado. Esa información debe incluir:

• Los requisitos que debe cumplir el interesado.
• El costo total a abonar.
• El plazo máximo de duración del trámite.
• La dependencia donde realizarlo (si se opta por canal presencial).

Y lo más importante: no podrán exigirse requisitos adicionales a los publicados. Esto da seguridad jurídica al ciudadano, que puede consultar online qué necesita antes de ir a hacer cualquier trámite.

¿Qué cambia en el Decreto 178/013?

El Decreto 353/023 también introduce modificaciones puntuales al Decreto N° 178/013:

• Deroga el artículo 13 de ese decreto.
• Modifica el artículo 15, ajustando su contenido al nuevo marco normativo.

Estas modificaciones buscan armonizar la normativa anterior con los nuevos estándares de interoperabilidad y los avances de la Agenda Uruguay Digital 2025.

El contexto más amplio: Uruguay Digital 2025

Este decreto se enmarca dentro de la Agenda Uruguay Digital 2025, aprobada por Decreto N° 134/021, que tiene como objetivo promover la inclusión de tecnologías digitales en todos los sectores de la política pública. La idea es que las personas puedan aprovechar al máximo los beneficios de la sociedad digital, eliminando barreras y garantizando el acceso en igualdad de oportunidades.

En ese sentido, este decreto no es solo una norma técnica: es parte de una política de Estado que apunta a un relacionamiento más eficiente, transparente y amigable entre el ciudadano y el Estado.

¿Qué significa esto para tu empresa o emprendimiento?

En el corto y mediano plazo, estos cambios deberían traducirse en:

• Menos trámites presenciales para obtener documentación que el Estado ya tiene.
• Mayor certeza sobre qué se necesita para cada trámite (lo que está publicado es lo que se puede pedir).
• Constancias digitales válidas con firma electrónica avanzada, que podrás usar sin necesidad de imprimirlas ni certificarlas.
• Procesos más ágiles para habilitaciones, inscripciones y gestiones ante organismos como DGI, BPS, Ministerios, etc.

El decreto aplica a entidades públicas, pero el beneficiario directo sos vos: el emprendedor, el contador, la empresa que necesita operar sin trabas burocráticas innecesarias.

Texto completo de la consulta

Reglamentario/a de: Ley N° 19.355 de 19/12/2015, artículo 76.

VISTO: lo dispuesto por el artículo 76 de la Ley N° 19.355, de 19 de diciembre 2015, en la redacción dada por el artículo 59 de la Ley N° 20.075, de 20 de octubre de 2022;

RESULTANDO:

I) que el precitado artículo establece obligaciones para las entidades públicas de simplificar sus trámites, de eliminar la solicitud de certificados, constancias, testimonios o documentación similar que pueda obtenerse por otros medios, de emitir a su vez constancias en formato digital de acuerdo a las especificaciones de la Agencia para el Desarrollo del Gobierno de Gestión Electrónica y la Sociedad de la Información y del Conocimiento (AGESIC) y de publicar y revisar periódicamente los trámites y requisitos asociados, no exigiendo a la persona el cumplimiento de requisitos adicionales a los publicados;

II) que además prevé obligaciones que se encuentran reflejadas en el Decreto N° 177/013, de 11 de junio de 2013, para las entidades de la Administración Central;

III) que, adicionalmente, corresponde considerar los mecanismos y principios asociados al intercambio de información entre entidades públicas, definidos en los artículos 157 y siguientes de la Ley N° 18.719, de 27 de diciembre de 2010, y en el Decreto N° 178/013, de 11 de junio de 2013;

IV) que, por Decreto N° 134/021, de 4 de mayo de 2021, se aprobó la "Agenda Uruguay Digital 2025", con el objetivo de reforzar el compromiso con el desarrollo sostenible y con el impulso de una Sociedad Digital que promueva la inclusión de las tecnologías digitales en todos los sectores de la política pública, y que las personas puedan aprovechar al máximo los beneficios de la sociedad de la información y del conocimiento, eliminando barreras y obteniendo el acceso en igualdad de oportunidades;

CONSIDERANDO:

I) que resultan notorios los avances en materia de digitalización en la Administración Pública, a través del cumplimiento de la estrategia digital y de los objetivos delineados en la Agenda Uruguay Digital 2025, liderada por AGESIC;

II) que, sin perjuicio de lo expresado, persisten requisitos para el acceso a trámites y servicios del Estado que pueden ser sustituidos por información obtenida del propio Estado, lo que redundará en una mayor eficiencia en la gestión de las entidades públicas y en un beneficio para las personas que hacen uso de esos trámites y servicios;

III) que resulta necesario definir el alcance de las obligaciones de las entidades públicas y establecer un mecanismo de monitoreo a fin de dar cumplimiento al mandato legal establecido en el artículo mencionado en el Visto;

ATENTO: a lo precedentemente expuesto, y a lo dispuesto en el artículo 168 ordinal 4° de la Constitución de la República;

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA — actuando en Consejo de Ministros —

DECRETA:

CAPÍTULO I — OBLIGACIONES ASOCIADAS AL INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN

Las entidades públicas no deberán solicitar certificados, constancias, testimonios u otra documentación de similar naturaleza cuando la información contenida en éstos pueda obtenerse a través del acceso a sistemas informáticos de otras entidades, o a servicios proveídos por éstas a través de la plataforma de interoperabilidad creada por el artículo 17 del Decreto N° 178/013, de 11 de junio de 2013.

La información referida en los artículos 157 y siguientes de la Ley N° 18.719, de 27 de diciembre de 2010, deberá ser proveída por las entidades públicas a través de servicios incorporados en la plataforma de interoperabilidad. Ello sin perjuicio de la habilitación de acceso a sus sistemas informáticos en los términos del artículo que se reglamenta, cuando resulte conveniente, o no sea posible la publicación del servicio que corresponda en la citada plataforma.

Las entidades públicas emisoras de constancias, o documentos necesarios para acreditar situaciones jurídicas relativas a las personas, deberán expedir versiones digitales de las citadas constancias o documentos suscritas con firma electrónica avanzada, y asegurar su remisión a otras entidades públicas y a las personas en su caso por medios digitales seguros. A esos efectos, AGESIC pondrá a disposición de las entidades públicas un sistema de intercambio seguro de documentos digitales en caso de corresponder.

En el marco de los procesos de auditoría previstos en el presente Decreto, AGESIC definirá, conjuntamente con las entidades públicas involucradas, los certificados, constancias, testimonios y otra documentación abarcada por la obligación establecida en el artículo que se reglamenta, y que deberá expedirse u obtenerse por alguno de los mecanismos previstos en los artículos 1° a 3° de este decreto; y sin perjuicio de lo previsto en el artículo 11.

CAPÍTULO II — AUDITORÍAS

AGESIC podrá realizar auditorías periódicas de los trámites y servicios puestos a disposición por entidades públicas, a efectos de evaluar el cumplimiento de lo dispuesto en el presente Decreto. En el caso de las entidades de la Administración Central, dichas auditorías deberán incluir además la evaluación del cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto 231/017, de 21 de agosto de 2017. De la auditoría realizada se elaborará un informe que será comunicado a la entidad auditada. AGESIC podrá publicar los informes realizados en la forma que estime pertinente.

CAPÍTULO III — ACTUALIZACIÓN Y REVISIÓN PERIÓDICA DE INFORMACIÓN

Las entidades públicas deberán mantener actualizada la información disponible de sus trámites y servicios en el Catálogo de Trámites y Servicios del Estado, la que deberá contener la indicación de los requisitos que deban cumplirse por el interesado, el costo total a abonar, el plazo máximo de duración, la dependencia donde debe realizarse el mismo en caso de optarse por el canal presencial, la información que será obtenida directamente por la entidad pública, así como los medios o canales disponibles para la realización del trámite o servicio.

Asimismo, se modifica el artículo 15 y se deroga el artículo 13 del Decreto N° 178/013, de 11 de junio de 2013, en los términos establecidos en el presente decreto.