Reintegro de gastos de locomoción y su tratamiento en el IRPF

Cuando una empresa paga a sus empleados una partida para cubrir los gastos de traslado en el ejercicio de sus funciones, surge de inmediato la pregunta: ¿eso está gravado por IRPF? La respuesta no es simple y depende de cómo esté estructurado ese pago. La DGI se expidió sobre este tema en la Consulta N° 4.982, y las conclusiones son muy relevantes para empleadores y trabajadores.

¿Qué dice la normativa sobre los gastos de locomoción?

La Resolución DGI N° 662/007 (del 29 de junio de 2007) establece, en sus numerales 48 y 49, el tratamiento tributario de las partidas destinadas a cubrir gastos de locomoción. En términos generales, estas partidas no están gravadas por IRPF cuando constituyen un reintegro de gastos con rendición de cuentas.

La lógica detrás de esto es clara: si el empleado gasta su dinero para cumplir con su trabajo y la empresa simplemente le devuelve ese gasto, no hay un enriquecimiento real del trabajador. Por lo tanto, no debería tributar.

Sin embargo, la clave está en cómo se instrumenta ese reintegro.

El concepto de "rendición de cuentas" y los coeficientes técnicos

La rendición de cuentas implica, en sentido estricto, que el empleado acredita los gastos incurridos —por ejemplo, presentando tickets de transporte, declarando kilómetros recorridos, etc.— y la empresa le reintegra esos importes.

Ahora bien, en la práctica muchas empresas utilizan coeficientes o fórmulas de cálculo para estimar el gasto de traslado, en lugar de exigir comprobantes individuales por cada desplazamiento. El consultante en este caso argumentó que ese mecanismo también califica como rendición de cuentas, porque el coeficiente está basado en criterios objetivos y técnicamente aceptables.

La DGI no rechazó esa postura, pero tampoco la validó sin más. Y aquí está el punto central de la resolución.

La posición de la DGI: sin datos suficientes, no hay respuesta definitiva

La Comisión de Consultas de la DGI señaló que no es posible expedirse sobre si el coeficiente responde a criterios objetivos porque el consultante no aportó la información necesaria para determinarlo. En particular, quedaron sin respuesta estas preguntas fundamentales:

• ¿La partida es un monto fijo, igual para todos los empleados, independientemente de sus tareas o distancias recorridas?
• ¿O varía según las funciones de cada funcionario y los traslados efectivamente realizados?

Esta distinción es crítica. Una partida fija y uniforme para todos los empleados se parece más a un beneficio salarial adicional que a un reintegro de gastos reales. En cambio, una partida que fluctúa según parámetros objetivos vinculados al trabajo efectivo tiene mayor respaldo para ser considerada un reintegro no gravado.

La DGI también aclaró expresamente que no es su rol determinar si un procedimiento adoptado por una empresa es técnicamente aceptable. Esa valoración queda en manos del contribuyente y, eventualmente, de una instancia de auditoría o control.

¿Qué implica esto en la práctica para las empresas?

Si tu empresa paga partidas de locomoción a sus empleados y querés que queden fuera del IRPF, debés poder demostrar que se trata de un verdadero reintegro de gastos. Para eso, es recomendable:

• Documentar la metodología de cálculo: si usás un coeficiente, explicá cómo se determina, en qué parámetros se basa (distancia, tipo de transporte, frecuencia de traslados, etc.) y cómo se vincula a las tareas de cada empleado.
• Evitar partidas uniformes para todos: si todos los empleados, sin importar su rol o distancia, reciben el mismo monto, es difícil sostener que es un reintegro de gastos reales.
• Respaldar con el convenio colectivo o acuerdo interno: que el pago esté previsto en un Convenio Colectivo es un buen punto de partida, pero no es suficiente por sí solo para definir el tratamiento fiscal.
• Consultar con un contador: dada la falta de una respuesta definitiva de la DGI en este caso, contar con el respaldo de un profesional que evalúe tu situación específica es fundamental.

¿Y si la partida resulta gravada? ¿Cómo se liquida?

Si una partida de locomoción no cumple los requisitos para ser considerada reintegro de gastos con rendición de cuentas, se tratará como renta del trabajo gravada por IRPF. En ese caso, el empleador deberá incluirla en la base de cálculo de las retenciones mensuales del impuesto, junto con el resto de la remuneración del trabajador.

Esto puede tener un impacto significativo tanto en el empleado —que verá reducido su ingreso neto— como en la empresa, que deberá ajustar sus cálculos de retención para evitar sanciones por omisión.

Texto completo de la consulta

CONSULTA N° 4.982

REINTEGRO DE GASTOS DE LOCOMOCIÓN – IRPF – RENDICIÓN DE CUENTAS – COEFICIENTE. CÁLCULO, CONSIDERACIONES.

Se consulta en forma vinculante el tratamiento tributario para el Impuesto a las Rentas de las Personas Físicas (IRPF), del pago de una partida a favor de funcionarios destinada a cubrir los gastos de traslado en cumplimiento de sus funciones, de conformidad a lo establecido en un Convenio Colectivo celebrado entre las partes involucradas.

El consultante adelanta opinión en sentido negativo, fundamentando que la partida de referencia constituye gasto de locomoción con rendición de cuentas, de acuerdo a lo dispuesto por los numerales 48) y 49) de la Resolución DGI N° 662/007, de 29.06.007, en virtud de que el reintegro se realiza en base a la aplicación de coeficientes técnicamente aceptables, basado en criterios objetivos.

Cabe precisar que no se aportan datos que permitan a los servicios de esta Oficina expedirse respecto a si el coeficiente está basado en criterios objetivos. No se define si se trata de una partida fija, igual para todos los empleados, o si por el contrario la misma varía en función de las tareas realizadas por cada funcionario.

Por último, se aclara que no es cometido de esta Comisión de Consultas expedirse respecto a si el procedimiento adoptado por una empresa responde a criterios técnicamente aceptables.

18.08.008 – El Director General de Rentas, acorde.

BOLETÍN N° 423