Gastos de locomoción con vehículo propio: cuándo no tributan IRPF

Los gastos de locomoción con medios propios representan un tema complejo en el tratamiento del IRPF. Muchas empresas, especialmente aquellas con centros de trabajo en ubicaciones remotas, deben compensar a sus empleados por los costos de trasladarse utilizando vehículos particulares.

Marco normativo aplicable

La Resolución DGI N° 662/007 establece en su numeral 49) que las prestaciones por gastos de locomoción constituyen rentas computables por su monto íntegro, salvo que se cumplan simultáneamente dos condiciones específicas:

• Rendición de cuentas: El reintegro debe basarse en coeficientes técnicamente aceptables
• Vinculación laboral inequívoca: Los gastos deben estar directamente asociados al cumplimiento de las funciones

Criterios para la exención tributaria

Rendición de cuentas técnica

Según el numeral 48) de la resolución, existe rendición de cuentas cuando el empleador realiza el reintegro aplicando coeficientes técnicamente aceptables basados en criterios objetivos como:

• Kilómetros recorridos
• Desgaste del vehículo
• Costo del combustible
• Gastos de mantenimiento

Vinculación inequívoca con el trabajo

La compensación debe estar directamente relacionada con el desempeño de las funciones laborales. En el caso analizado, esto se verifica porque:

• El pago es diario y solo por días trabajados
• Responde a la necesidad específica del puesto de trabajo
• Se origina por la ubicación remota del centro laboral

Caso práctico: parques eólicos

La DGI analizó el caso de una empresa con parques eólicos ubicados en zonas remotas, donde:

No existe transporte público que garantice el acceso a las centrales, y en algunos casos la distancia desde la parada de ómnibus más cercana alcanza los 40 km.

La empresa implementó una compensación diaria considerando:

• Ubicación del parque eólico
• Distancia del centro poblado más cercano
• Costo del combustible
• Mantenimiento del vehículo del funcionario

Conclusión de la DGI

La Administración concluyó que la partida no constituye renta computable para IRPF cuando:

• Se basa en parámetros objetivos técnicamente aceptables
• Se paga exclusivamente por días trabajados
• La distancia considerada es únicamente entre el parque eólico y el centro poblado más cercano
• No incluye el trayecto desde la casa al lugar de trabajo urbano

Aspectos a considerar

Limitación geográfica

Es fundamental que la compensación no incluya el trayecto desde el domicilio hasta el lugar de trabajo urbano. Solo debe considerar la distancia adicional por la ubicación remota del centro laboral.

Evaluación técnica

La DGI aclara que no corresponde expedirse sobre si los criterios adoptados por cada empresa son técnicamente aceptables. Esta evaluación se realizará caso por caso.

No aplicación del ficto

Cuando se cumplen las condiciones, no resulta aplicable el ficto del numeral 47) de la Resolución DGI N° 662/007, que presumiría la existencia de renta gravada.

Recomendaciones prácticas

Para implementar correctamente este beneficio:

• Documentar adecuadamente los criterios utilizados en el cálculo
• Limitar la compensación a la distancia adicional por ubicación remota
• Vincular el pago exclusivamente a días efectivamente trabajados
• Mantener registros que permitan justificar la razonabilidad de los montos
• Revisar periódicamente los coeficientes aplicados

Texto completo de la consulta

Consulta Tributaria 6277 - PARTIDA ABONADA POR GASTOS DE LOCOMOCIÓN CON MEDIOS PROPIOS - IRPF - RENTA NO COMPUTABLE, CONDICIONANTES.

Una empresa consulta, al amparo de los artículos 71 y siguientes del Código Tributario, el tratamiento fiscal que corresponde otorgarle en relación al Impuesto a la Renta de las Personas Físicas (IRPF) a una partida que es abonada al personal por concepto gastos de locomoción.

La partida aplica al personal que se desempeña en puestos con radicación laboral en los parques eólicos de la empresa. Dicha compensación se asocia a la necesidad de trasladarse al lugar de trabajo utilizando medios propios de locomoción, considerando las distancias y las dificultades de accesibilidad, dada la particularidad de los puntos geográficos en los que se encuentran ubicados los referidos parques. La empresa manifiesta que no se cuenta con transporte público que garantice el acceso a las centrales donde se desempeñan las funciones, en algunos casos la distancia desde la parada de ómnibus más cercana alcanza los 40 km. En función a ello, la empresa aprobó una propuesta de compensación diaria teniendo en cuenta ciertos parámetros:

• ubicación del parque eólico
• distancia del centro poblado más cercano
• costo del combustible y
• mantenimiento del vehículo del funcionario.

El pago de esta compensación por locomoción es diario, en función de los días en que el funcionario concurre efectivamente a trabajar al parque en que se encuentra radicado el cargo que desempeña.

La consultante adelanta opinión entendiendo que la partida no constituye renta computable para IRPF en aplicación de lo establecido en el numeral 49) de la Resolución DGI N° 662/007 de 29.06.007. Según manifiesta, la compensación prevé un coeficiente que contempla los parámetros allí establecidos, el cual considera técnicamente aceptable y cumple con el requisito de estar inequívocamente asociada al cumplimiento de las funciones encomendadas.

La Resolución DGI N° 662/007 en su numeral 49) dispone que las prestaciones correspondientes a gastos de locomoción no incluidas en el concepto de viáticos constituyen rentas computables por su monto íntegro, salvo que se cumplan simultáneamente las siguientes condiciones:

a) se encuentran sujetos a rendición de cuentas

b) estén inequívocamente asociados al cumplimiento de las funciones encomendadas por la entidad empleadora.

De acuerdo a lo establecido por el numeral 48) de la citada resolución, se considera que existe rendición de cuentas cuando el empleador realice el reintegro en base a la aplicación de coeficientes técnicamente aceptables a juicio de la Administración, basados en criterios objetivos tales como los kilómetros recorridos y el desgaste del vehículo. Dada las características del caso en consulta se entiende que la partida abonada por el empleador por concepto gastos de locomoción, es definida en base a parámetros objetivos, por lo que verifica lo establecido en el literal a) del numeral 49) de la citada resolución.

De acuerdo a lo manifestado por la consultante, la compensación es abonada por los días en que el trabajador efectivamente concurre a trabajar al parque eólico, por lo que se entiende cumple asimismo con el requisito invocado en el literal b) del referido numeral, por considerarse inequívocamente asociada al desempeño de las funciones encomendadas por el empleador.

Por lo expuesto, en virtud de que la partida abonada por locomoción cumple simultáneamente las condiciones dispuestas por el numeral 49) de la Resolución DGI N° 662/007 y en la medida que la distancia considerada en la paramétrica sea exclusivamente la comprendida entre el parque eólico y el centro poblado más cercano (no incluye el trayecto que va desde la casa al lugar de trabajo urbano), se concluye que la misma no constituye renta computable para IRPF, no resultando de aplicación el ficto dispuesto en el numeral 47) de la Resolución DGI N° 662/007.

No obstante, se aclara que no corresponde en este ámbito expedirse respecto a si el procedimiento adoptado por una empresa responde a criterios técnicamente aceptables.

13.11.019 - El Sub Director General de la DGI.