Tabla de control para sistemas computarizados de facturación

¿Qué es la tabla de control para sistemas computarizados?

Cuando las empresas utilizan sistemas computarizados para emitir sus comprobantes fiscales (facturas, tickets, etc.), la DGI exige llevar una tabla de control que correlacione los formularios utilizados con los documentos emitidos.

Esta tabla es un registro obligatorio que debe mantenerse permanentemente actualizada y disponible para inspecciones de la DGI.

Requisitos específicos de la tabla de control

Según la Resolución DGI N° 688/1992, la tabla de control debe incluir:

• Correlación exacta entre cantidad y numeración de formularios insumidos
• Cantidad y numeración de documentos emitidos por cada tipo
• Comprobantes inutilizados por cualquier motivo
• Número fijo de vías para cada tipo de documento

Aspectos técnicos importantes

Numeración correlativa

La consulta aclara que no es necesario establecer una correlación consecutiva para el número preimpreso. Sin embargo, debe existir una correlación clara entre formularios y comprobantes.

Cambio en el número de vías

Si necesitás cambiar el número de vías de un documento, la DGI considera que se trata de un nuevo tipo de documento a efectos de la tabla de control.

Obligaciones del contribuyente

Los sujetos pasivos que utilicen sistemas computarizados deben:

• Mantener la tabla de control permanentemente actualizada
• Tenerla disponible para la DGI cuando sea requerida
• Registrar todos los comprobantes, incluyendo los inutilizados
• Cumplir con todos los requisitos generales de documentación

Errores comunes a evitar

Algunos errores frecuentes en el manejo de la tabla de control:

• No registrar comprobantes inutilizados: Todos los formularios deben aparecer en la tabla, incluso los que no se usaron
• Falta de correlación: No establecer una relación clara entre formularios y documentos emitidos
• Tabla desactualizada: No mantener el registro al día puede generar problemas en inspecciones
• Mezclar tipos de documentos: Cada tipo debe tener su propio registro en la tabla

Texto completo de la consulta

CONSULTA N° 6.051

DOCUMENTACIÓN - SISTEMAS COMPUTARIZADOS PARA EMISIÓN - TABLA DE CONTROL - REQUISITOS Y FORMALIDADES.

Se consulta de forma no vinculante acerca de la confección de la tabla de control prevista en el numeral 23 de la Resolución DGI N° 688/1992 de 16.12.992. El consultante presenta ejemplos de cómo llevar la misma, sin establecer una correlación consecutiva para el número pre impreso.

El numeral 23 de la Resolución DGI N° 688/1992 establece:

"23) Requisitos - Obligaciones.- Cuando se utilicen sistemas computarizados para la emisión de documentación se deberán cumplir los requisitos establecidos en los numerales precedentes. Se podrá reemplazar la mención del tipo de documento en forma preimpresa por la impresión efectuada por el propio medio computarizado. El número de vías de cada tipo de documento que se confeccione a partir de un mismo formulario preimpreso, deberá ser uniforme.

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Los Sujetos Pasivos deberán llevar una tabla de control que correlacione la cantidad y numeración de formularios insumidos con la cantidad y numeración de documentos emitidos en cada uno de sus tipos incluyendo los comprobantes inutilizados por cualquier motivo. En las condiciones mencionadas en el inciso anterior, cada tipo de documento deberá emitirse en un número fijo de vías; de ser necesario cambiar el número de vías, a efectos de la confección de la tabla, se definirá un nuevo documento. La tabla de control deberá estar permanentemente actualizada a disposición de la Dirección General Impositiva".

Tal como se desprende de la norma transcrita, debe existir una correlación entre la cantidad y numeración de los formularios insumidos con la cantidad y numeración de los comprobantes emitidos para cada tipo de documento.

18.09.017 - El Sub Director General de la DGI, acorde.