Registros contables electrónicos: nueva estructura para Grandes Contribuyentes

En diciembre de 2023, la Dirección General Impositiva (DGI) emitió la Resolución N° 2706/2023, que actualiza los requisitos técnicos para la presentación de registros contables en formato electrónico por parte de los contribuyentes gestionados por la División Grandes Contribuyentes. El cambio responde a la evolución de las herramientas tecnológicas desde que se dictó la norma original (Resolución N° 2436/2012).

Si tu empresa está categorizada como Gran Contribuyente —o si asesorás a una—, esta resolución define con precisión qué estructura deben tener los archivos que se presentan ante la DGI. Acá te explicamos todo lo que necesitás saber.

¿A quiénes aplica esta resolución?

La norma aplica exclusivamente a los contribuyentes gestionados por la División Grandes Contribuyentes de la DGI. Este segmento agrupa a las empresas de mayor volumen de facturación o relevancia fiscal en Uruguay, que tienen obligaciones formales adicionales respecto al resto de los contribuyentes, incluyendo la entrega periódica de sus registros contables en formato digital.

¿Qué cambia con la Resolución N° 2706/2023?

La nueva resolución sustituye el numeral 2°) de la Resolución N° 2436/2012, que definía la estructura del archivo electrónico de registros contables. Los cambios apuntan a estandarizar y modernizar el formato, garantizando mayor consistencia y procesabilidad de los datos por parte de la DGI.

En términos prácticos, los principales aspectos definidos por la nueva norma son:

• Línea de encabezado obligatoria: la primera línea del archivo debe contener los nombres de los campos (cabecera de columnas).
• Campos mínimos obligatorios: fecha, descripción del asiento, número de asiento, nombre y número de cuentas (con el mayor desglose posible del plan de cuentas), moneda de origen, tipo de cambio, monto en moneda nacional, documento de referencia, importe Debe e importe Haber.
• Asientos especiales incluidos: deben incorporarse los asientos de apertura, regularización, cierre y cualquier otro que lleve el contribuyente.
• Delimitador punto y coma (;): todos los campos del registro deben separarse con este delimitador.
• Archivo de totales de control: debe acompañarse un archivo adicional con los totales de control de cada campo numérico.

Especificaciones técnicas del archivo

La resolución es muy precisa en cuanto al formato de los datos. Estas son las reglas que deben respetarse:

Campos de texto

• Deben estar delimitados entre comillas dobles (""), para evitar conflictos con el delimitador punto y coma.
• No pueden contener saltos de línea (enters o retornos \n), ya que esto rompería la estructura del archivo al abrirlo con un editor de texto.
• Si un campo de texto no tiene contenido, debe rellenarse con espacios.

Campos numéricos

• El separador decimal debe ser la coma (,) y no se usa separador de miles.
• Los campos de importe (Debe y Haber) deben tener siempre dos decimales. Por ejemplo, el número 24 debe escribirse como 24,00.
• Si un campo numérico no tiene contenido, debe rellenarse con cero.

Repetición de datos de cabezal

Los campos correspondientes al cabezal del asiento —como fecha, descripción, número de asiento y número de documento— deben repetirse en cada línea que forme parte de ese asiento. Esto es clave para mantener la trazabilidad del registro.

Ejemplo de estructura del archivo

La propia resolución incluye un ejemplo ilustrativo. Así luce un archivo correctamente estructurado:

Encabezado:
Fecha; Nro_Doc; Descripción; Nro_Asiento; Nro_Cuenta; Nombre_Cuenta; Debe; Haber

Línea 1 del asiento:
01/12/2021; 1230001; "Asiento de ejemplo"; 7300003; "Ganancia en cambio no realizada"; 5742,53; 0,00

Línea 2 del asiento:
01/12/2021; 1230001; "Asiento de ejemplo"; 7300003; "Banco moneda extranjera diferencia en cambio"; 0,00; 5742,53

Notá que los datos de cabezal (fecha, número de documento, descripción y número de asiento) se repiten en ambas líneas, aunque pertenezcan al mismo asiento contable.

¿Por qué importa cumplir con el formato exacto?

Los archivos de registros contables son uno de los instrumentos que la DGI utiliza para sus procesos de fiscalización y auditoría. Un archivo que no cumpla con la estructura requerida puede:

• Ser rechazado automáticamente por los sistemas de la DGI.
• Generar observaciones formales durante una auditoría.
• Dificultar la verificación cruzada de la información declarada, lo que podría derivar en requerimientos adicionales de información.

Para los equipos contables y de sistemas de los Grandes Contribuyentes, esta resolución debe traducirse en una revisión de los procesos de exportación de datos desde los sistemas ERP o de gestión contable, para asegurarse de que el archivo generado cumpla con cada uno de los requisitos técnicos detallados.

Puntos clave para no olvidar

• ✅ Separador de campos: punto y coma (;)
• ✅ Campos de texto: entre comillas dobles, sin enters
• ✅ Separador decimal: coma (,)
• ✅ Decimales: siempre dos decimales en campos de importe
• ✅ Campos vacíos: cero si son numéricos, espacio si son texto
• ✅ Datos de cabezal: repetir en cada línea del asiento
• ✅ Archivo adicional: totales de control de cada campo numérico
• ✅ Incluir asientos de apertura, regularización y cierre

Texto completo de la resolución

PODER EJECUTIVO — MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
DIRECCIÓN GENERAL IMPOSITIVA (DGI)
Resolución N° 2.706/2023

Grandes Contribuyentes - Registros contables en formato electrónico - Estructura de archivos.

Montevideo, 18 de diciembre de 2023

VISTO: la Resolución N° 2436/2012 de 23 de octubre de 2012.

RESULTANDO: que la norma citada estableció los requerimientos para la presentación de los registros contables en formato electrónico por parte de los contribuyentes gestionados por la División Grandes Contribuyentes.

CONSIDERANDO: necesario, como consecuencia de los cambios en las herramientas tecnológicas verificados desde la entrada en vigencia de la misma, ajustar lo previsto por el numeral 2°) de la citada resolución.

ATENTO: a lo expuesto,

LA DIRECTORA GENERAL DE RENTAS RESUELVE:

Sustitúyese el numeral 2°) de la Resolución N° 2436/2012 de 23 de octubre de 2012, por el siguiente:

"2°) La estructura del archivo a que refiere el numeral 1° de la presente Resolución deberá ser la siguiente:

• Primera línea: línea de encabezado de archivo conteniendo los nombres de los campos de la tabla. Como mínimo deberán incluirse los siguientes campos: fecha, descripción del asiento, número de asiento, nombre y número de cuentas que forman parte del asiento (con el mayor desglose posible a nivel del plan de cuentas contable), moneda de origen (si corresponde), tipo de cambio utilizado, monto en moneda nacional, documento de referencia si corresponde, importe Debe e importe Haber. Deberán igualmente incluirse los asientos de apertura, regularización, cierre u otros que lleve el contribuyente.
• Segunda línea en adelante: refiere a los registros de los datos relativos al encabezado del archivo.
• Los registros del archivo deberán estar separados por el delimitador "punto y coma" (;).
• Todos los campos tendrán contenido y si no lo tuvieran, se deberán rellenar a cero los campos numéricos y con espacios los de texto.

Los campos de texto:

• Deberán estar delimitados entre comillas (""), para controlar la aparición del punto y coma dentro de un campo de texto.
• No pueden tener "Enters" (o retornos \n), para evitar que, al abrir el archivo con un editor de texto, el registro quede separado en varias líneas.

Los campos numéricos:

• El separador decimal deberá ser la coma (,) y no deberán contener separador de miles.
• Aquellos que incluyan decimales como ser Importe, Debe y Haber, deberán contener dos decimales. Controlar que, si dentro de estos campos aparecen números exactos como por ejemplo el número 24, mostrar 24,00.

Los campos con información de cabezal de asiento como ser: fecha, descripción del asiento, número de asiento, número de documento asociado, deberán repetirse tantas veces como líneas contenga el asiento.

Ejemplo:

Fecha; Nro_Doc; Descripción; Nro_Asiento; Nro_Cuenta; Nombre_Cuenta; Debe; Haber
01/12/2021; 1230001; "Asiento de ejemplo"; 7300003; "Ganancia en cambio no realizada"; 5742,53; 0,00
01/12/2021; 1230001; "Asiento de ejemplo"; 7300003; "Banco moneda extranjera diferencia en cambio"; 0,00; 5742,53

Se deberá tener, conjuntamente, un archivo con los totales de control de cada campo numérico del archivo respectivo."

Publíquese en el Diario Oficial. Insértese en la página web. Cumplido, archívese.

La Directora General de Rentas, Cra. Margarita Faral.