Registros contables electrónicos: nueva estructura para Grandes Contribuyentes

La DGI emitió la Resolución N° 2706/023, que modifica las disposiciones sobre la presentación de registros contables en formato electrónico para los sujetos pasivos gestionados por la División Grandes Contribuyentes. Si tu empresa está en esa categoría, esta actualización te afecta directamente.

¿Por qué se actualizó la norma?

La resolución original que regulaba este tema databa de octubre de 2012 (Resolución N° 2436/2012). Desde entonces, las herramientas tecnológicas evolucionaron considerablemente, y la DGI consideró necesario ajustar los requerimientos técnicos del archivo electrónico para que estén alineados con los sistemas actuales.

En concreto, se sustituyó el numeral 2°) de aquella resolución, que define la estructura del archivo a presentar.

¿Qué estructura debe tener el archivo?

El archivo de registros contables electrónicos deberá organizarse de la siguiente manera:

Primera línea: encabezado

Debe contener los nombres de los campos de la tabla. Como mínimo, se deben incluir:

• Fecha
• Descripción del asiento
• Número de asiento
• Nombre y número de cuentas que forman parte del asiento (con el mayor desglose posible del plan de cuentas)
• Moneda de origen (si corresponde)
• Tipo de cambio utilizado
• Monto en moneda nacional
• Documento de referencia (si corresponde)
• Importe Debe e importe Haber

También deben incluirse los asientos de apertura, regularización, cierre y cualquier otro que lleve el contribuyente.

Segunda línea en adelante: datos

Corresponde a los registros de datos relativos al encabezado del archivo.

Reglas técnicas del archivo

La resolución es muy específica en cuanto al formato. Estas son las reglas que hay que respetar:

Delimitador

• Los registros deben separarse con punto y coma (;).

Campos vacíos

• Todos los campos deben tener contenido.
• Si un campo numérico está vacío, se rellena con cero (0).
• Si un campo de texto está vacío, se rellena con espacios.

Campos de texto

• Deben estar delimitados entre comillas dobles (""), para evitar conflictos con el punto y coma dentro del texto.
• No pueden contener "Enters" (retornos de carro \n), para que el registro no se divida en varias líneas al abrir el archivo.

Campos numéricos

• El separador decimal debe ser la coma (,).
• No deben contener separador de miles.
• Los campos que incluyan decimales (Importe, Debe, Haber) deben tener exactamente dos decimales. Por ejemplo: 24,00 en vez de 24.

Campos de cabezal de asiento

• Los campos como fecha, descripción del asiento, número de asiento y número de documento asociado deben repetirse en cada línea que forme parte del mismo asiento.

Archivo de totales de control

• Junto con el archivo principal, debe presentarse un archivo con los totales de control de cada campo numérico.

Ejemplo práctico de estructura

La propia resolución incluye un ejemplo ilustrativo del formato esperado:

Fecha; Nro_Doc; Descripción; Nro_Asiento; Nro_Cuenta; Nombre_Cuenta; Debe; Haber

01/12/2021; 1230001; "Asiento de ejemplo"; 7300003; "Ganancia en cambio no realizada"; 5742,53; 0,00

01/12/2021; 1230001; "Asiento de ejemplo"; 7300003; "Banco moneda extranjera diferencia en cambio"; 0,00; 5742,53

Nótese cómo los datos del cabezal (fecha, número de documento, descripción, número de asiento) se repiten en cada línea del mismo asiento contable.

¿A quiénes aplica esta resolución?

Esta normativa aplica exclusivamente a los contribuyentes gestionados por la División Grandes Contribuyentes de la DGI. Si tu empresa no está en esa categoría, no estás alcanzado por estas disposiciones específicas, aunque es buena práctica adoptar estándares similares para tus propios registros.

¿Qué hay que hacer en la práctica?

Si tu empresa está alcanzada, es recomendable:

• Revisar los sistemas contables para verificar que los exportadores de datos generen archivos con esta estructura.
• Coordinar con el área de sistemas o el proveedor de software para asegurar que el delimitador, el formato de decimales y los campos de texto cumplan con las especificaciones.
• No olvidar el archivo de totales de control, que debe acompañar siempre al archivo principal.
• Probar el archivo antes de presentarlo abriéndolo con un editor de texto plano para verificar que no haya saltos de línea inesperados dentro de los campos.

Texto completo de la resolución

Resolución DGI N° 2706/023

VISTO: la Resolución N° 2436/2012 de 23 de octubre de 2012.

RESULTANDO: que la norma citada estableció los requerimientos para la presentación de los registros contables en formato electrónico por parte de los contribuyentes gestionados por la División Grandes Contribuyentes.

CONSIDERANDO: necesario, como consecuencia de los cambios en las herramientas tecnológicas verificados desde la entrada en vigencia de la misma, ajustar lo previsto por el numeral 2°) de la citada resolución.

ATENTO: a lo expuesto.

LA DIRECTORA GENERAL DE RENTAS RESUELVE:

Sustitúyese el numeral 2°) de la Resolución N° 2436/2012 de 23 de octubre de 2012, por el siguiente:

"2°) La estructura del archivo a que refiere el numeral 1° de la presente Resolución deberá ser la siguiente:

• Primera línea: línea de encabezado de archivo conteniendo los nombres de los campos de la tabla. Como mínimo deberán incluirse los siguientes campos: fecha, descripción del asiento, número de asiento, nombre y número de cuentas que forman parte del asiento (con el mayor desglose posible a nivel del plan de cuentas contable), moneda de origen (si corresponde), tipo de cambio utilizado, monto en moneda nacional, documento de referencia si corresponde, importe Debe e importe Haber. Deberán igualmente incluirse los asientos de apertura, regularización, cierre u otros que lleve el contribuyente.
• Segunda línea en adelante: refiere a los registros de los datos relativos al encabezado del archivo.
• Los registros del archivo deberán estar separados por el delimitador "punto y coma" (;).
• Todos los campos tendrán contenido y si no lo tuvieran, se deberán rellenar a cero los campos numéricos y con espacios los de texto.

Los campos de texto:

• Deberán estar delimitados entre comillas (""), para controlar la aparición del punto y coma dentro de un campo de texto.
• No pueden tener "Enters" (o retornos "\n"), para evitar que, al abrir el archivo con un editor de texto, el registro quede separado en varias líneas.

Los campos numéricos:

• El separador decimal deberá ser la coma (,) y no deberán contener separador de miles.
• Aquellos que incluyan decimales como ser Importe, Debe y Haber, deberán contener dos decimales. Controlar que, si dentro de estos campos aparecen números exactos como por ejemplo el número 24, mostrar 24,00.

Los campos con información de cabezal de asiento como ser: fecha, descripción del asiento, número de asiento, número de documento asociado, deberán repetirse tantas veces como líneas contenga el asiento.

Ejemplo:

Fecha; Nro_Doc; Descripción; Nro_Asiento; Nro_Cuenta; Nombre_Cuenta; Debe; Haber
01/12/2021; 1230001; "Asiento de ejemplo"; 7300003; "Ganancia en cambio no realizada"; 5742,53; 0,00
01/12/2021; 1230001; "Asiento de ejemplo"; 7300003; "Banco moneda extranjera diferencia en cambio"; 0,00; 5742,53

Se deberá tener, conjuntamente, un archivo con los totales de control de cada campo numérico del archivo respectivo."

Publíquese en el Diario Oficial. Insértese en la página web. Cumplido, archívese.

Margarita Faral
Directora General de Rentas