Guía completa: Qué datos incluir en la nómina del BPS 2025

¿Qué información debe contener tu nómina del BPS?

Si tenés empleados en tu empresa, sabés que declarar correctamente la nómina al BPS es fundamental para evitar multas y cumplir con tus obligaciones laborales. En Calculame, queremos ayudarte a entender exactamente qué datos necesitás incluir para que todo esté en orden.

La nómina mensual que presentás al BPS debe contener información específica y detallada de cada uno de tus trabajadores. Acá te explicamos cada punto:

Datos obligatorios que no pueden faltar

Identificación del trabajador: Necesitás incluir el número de cédula de identidad o documento válido de cada empleado. Este es el dato básico que permite al BPS identificar correctamente a la persona.

Acumulación laboral: Debés indicar si el trabajador tiene otros empleos o actividades laborales simultáneas. Esto es clave porque afecta el cálculo de los aportes y beneficios.

Vínculo funcional: Especificás qué tipo de relación laboral existe entre tu empresa y el trabajador. Por ejemplo, si es empleado dependiente, trabajador doméstico, o tiene otra modalidad contractual.

Seguro de salud familiar: Incluís los detalles sobre la cobertura de salud del empleado y su núcleo familiar. Esto determina los aportes correspondientes al FONASA.

Días trabajados: Registrás el número exacto de días que el empleado trabajó durante el mes. Este dato es fundamental para calcular correctamente los aportes proporcionales.

Tipo de remuneración: Indicás cómo pagás a tu empleado: salario fijo mensual, por horas trabajadas, por comisiones, o cualquier otra modalidad.

Monto nominal: El salario bruto que recibió el trabajador antes de deducciones. Este es el monto sobre el cual se calculan los aportes al BPS.

Pasos previos que no podés olvidar

Antes de incluir a cualquier trabajador en tu nómina, asegurate de que esté correctamente registrado en el sistema GAFI del BPS. Esto significa que todos sus datos personales deben estar actualizados en el sistema.

Si no hacés este paso previo, vas a tener problemas al momento de presentar la nómina, y podrías enfrentar demoras o rechazos en tus declaraciones.

El Codificador: tu herramienta clave

Para completar correctamente cada campo de la nómina, el BPS pone a disposición el "Codificador para contribuyentes". Este documento contiene todos los códigos necesarios para identificar cada situación laboral específica.

Te recomendamos tener siempre a mano la versión más actualizada de este codificador, ya que los códigos pueden cambiar y es importante usar los correctos para evitar errores en tu declaración.

Consejos prácticos de Calculame

• Mantené un registro ordenado de todos estos datos durante el mes, no los dejés para el último momento
• Verificá que la información esté completa antes de enviar la nómina
• Si tenés dudas sobre algún código específico, consultá el Codificador del BPS
• Asegurate de que todos tus empleados estén correctamente registrados en GAFI antes de incluirlos
• Llevá un control de los días trabajados, especialmente si tenés empleados con horarios variables

Recordá que cumplir correctamente con estas obligaciones no solo te evita problemas legales, sino que también garantiza que tus empleados tengan todos sus derechos laborales y de seguridad social en orden.