Conservación digital de documentos: obligaciones de usuarios Zona Franca

El problema planteado

Una consulta reciente a la DGI planteó una situación que muchas empresas usuarias de Zona Franca enfrentan hoy: la transición hacia sistemas digitales de gestión documental. Un contador consultó si una usuaria indirecta de Zona Franca podía conservar únicamente en formato digital los comprobantes de gastos, eliminando completamente el soporte físico.

La empresa planeaba implementar una plataforma informática para registrar, procesar y archivar digitalmente:

• Comprobantes de gastos de empleados en el exterior
• Facturas, proformas y recibos de proveedores extranjeros
• Comprobantes fiscales electrónicos de proveedores locales

El error conceptual frecuente

El consultante argumentó que, al estar exonerada de todo tributo nacional según el artículo 19 de la Ley N° 15.921, los gastos no tenían incidencia en la determinación de impuestos, por lo que no existirían impedimentos para conservar documentos solo digitalmente.

Este razonamiento es incorrecto y refleja una confusión común entre exoneración tributaria y eliminación total de obligaciones formales.

La respuesta de la DGI: obligaciones persisten

La DGI fue categórica: "No se comparte la opinión del consultante". La resolución establece varios puntos clave:

Calidad de contribuyente se mantiene

Una usuaria indirecta de Zona Franca sigue siendo contribuyente del IRAE, aunque exonerado. El artículo 17 del Código Tributario define contribuyente como "la persona respecto de la cual se verifica el hecho generador", independientemente de si está exonerado.

Múltiples responsabilidades tributarias

Además de contribuyente, la usuaria actúa como:

• Responsable por rentas pagadas a contribuyentes de IRPF o IRNR
• Responsable solidaria por obligaciones de terceros no usuarios (artículo 46 quater del TO 1996)

Marco normativo aplicable

Decreto N° 597/988 - Artículo 56

Este artículo establece claramente que contribuyentes y responsables deben conservar libros, documentos y correspondencia por el término de prescripción (5 años). Esta obligación se aplica incluso cuando "una parte o la totalidad de sus activos o rentas no estén sujetos a tributación".

Resolución DGI N° 1.859/2008

Específicamente para usuarios de Zonas Francas, establece obligaciones adicionales incluyendo la conservación de Estados Contables y anexos por el período de prescripción.

Comprobantes fiscales electrónicos

La Resolución DGI N° 798/2012 establece que las e-Facturas recibidas por receptores no electrónicos deben ser impresas inmediatamente tras su recepción.

Implicancias prácticas para empresas

Esta resolución tiene consecuencias importantes para la gestión documental:

Los usuarios de Zona Franca no pueden eliminar completamente el soporte físico de sus documentos, incluso estando exonerados de impuestos.

Las empresas deben mantener:

• Documentos originales de gastos (nacionales e internacionales)
• Impresiones de comprobantes fiscales electrónicos
• Toda documentación relativa a tributos administrados por DGI
• Conservación por 5 años (período de prescripción)

Recomendaciones para la gestión documental

Ante esta realidad normativa, recomendamos:

1. Sistema híbrido: Digitalizar para eficiencia operativa, pero conservar originales físicos
2. Espacio de archivo: Planificar almacenamiento físico adecuado
3. Procedimientos claros: Establecer procesos para impresión inmediata de e-Facturas
4. Control de plazos: Gestionar la eliminación de documentos cumplidos los 5 años

Texto completo de la consulta

CONSULTA N° 6.104

DOCUMENTACIÓN - USUARIA INDIRECTA DE ZONA FRANCA - COMPROBANTES ORIGINALES DE GASTOS - CONSERVACIÓN, SOPORTE Y PLAZO DE.

La Consulta

Un contador formula una consulta no vinculante que refiere a la normativa sobre la conservación de la documentación original de gastos de una usuaria indirecta de zona franca. Manifiesta que ésta comenzará a utilizar una plataforma informática para el registro, procesamiento y archivo digital de la documentación de su operativa en general y de los comprobantes de gastos incurridos por sus empleados en el exterior en particular. Los referidos comprobantes serán registrados, procesados y archivados, únicamente en formato digital a través de dicha plataforma. El soporte físico de estos comprobantes no será conservado en ningún caso. En igual situación se encontrarían la totalidad de las facturas, proformas, recibos y comprobantes de cualquier tipo emitidos a la empresa por parte de todos los proveedores del exterior así como también los comprobantes fiscales electrónicos emitidos por proveedores locales que ya se encuentran operando en el régimen de facturación electrónica.

Consulta específicamente si existe alguna disposición normativa, de rango legal o reglamentario, en virtud de la cual la empresa deba conservar los comprobantes originales de gastos.

Adelanta opinión, manifestando que al tratarse de una usuaria indirecta de Zona Franca y en consecuencia exonerada de todo tributo nacional, conforme a lo previsto en el artículo 19 de la Ley N° 15.921 de 17 de diciembre de 1987 de sus gastos, tanto los incurridos en el país como en el exterior, no tienen ninguna incidencia en la determinación de la base imponible de los impuestos, ni en ningún otro aspecto de su liquidación. Por tanto concluye que no existen impedimentos normativos ni de otra índole para que esos documentos sean conservados únicamente en formato digital.

La Respuesta

No se comparte la opinión del consultante.

El concepto de contribuyente está definido por el primer inciso del artículo 17 del Código Tributario, que establece que "Es contribuyente la persona respecto de la cual se verifica el hecho generador de la obligación tributaria".

Una usuaria indirecta de Zona Franca realiza una actividad que genera rentas comprendidas en el hecho generador del Impuesto a las Rentas de las Actividades Económicas (IRAE), y por consiguiente asume la calidad de contribuyente del mismo, aunque en este caso de contribuyente exonerado, en virtud de la exención establecida en la Ley N° 15.921.

Asimismo se encuentra designada responsable por determinadas rentas pagadas o acreditadas a contribuyentes del Impuesto a la Renta de las Personas Físicas (IRPF) o del Impuesto a las Rentas de los No Residentes (IRNR).

Recientemente el artículo 25 de la Ley N° 19.566 de 8 de diciembre de 2017 incorporó el artículo 46 quater al Título 4 TO 1996 que dispuso que "Los usuarios de zonas francas serán solidariamente responsables por las obligaciones tributarias que le correspondan a los sujetos pasivos de este impuesto que no revistan calidad de usuarios, derivadas de los ajustes a practicar de conformidad con lo establecido en el presente Capítulo, en caso que las prestaciones y condiciones de las operaciones efectuadas entre los mismos no se ajusten a las prácticas normales del mercado entre entidades independientes."

Por consiguiente le son aplicables las disposiciones del Decreto N° 597/988 de 21.09.988, y en especial la del artículo 56 que establece:

Artículo 56°.- Guarda de libros, documentos y correspondencia.- Los contribuyentes y responsables de los tributos recaudados por la Dirección General Impositiva deberán conservar los libros, documentos y correspondencia en el domicilio fijado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 27° del Código Tributario.

También deberán conservar los referidos elementos por el término de prescripción del derecho al cobro de los tributos que dispone el artículo 38 del Código Tributario las sociedades comerciales, asociaciones y sociedades agrarias, fideicomisos, fondos de inversión, asociaciones civiles y fundaciones, aunque una parte o la totalidad de sus activos o rentas no estén sujetos a tributación en la República.

Idéntica obligación tendrán las entidades del exterior que actúen en territorio nacional a través de un establecimiento permanente o que radiquen en territorio nacional su sede de dirección efectiva, en los términos dispuestos por el artículo 2° de la Ley N° 18.930 de 17 de julio de 2012; así como los fideicomisos y fondos de inversión del exterior cuyos fiduciarios o administradores residan en territorio nacional.

Mas precisamente, la Resolución de DGI N° 1.859/2008 de 21.11.008 establece una serie de obligaciones para los usuarios directos e indirectos de Zonas Francas entre los que se incluye la presentación de una declaración anual informativa de sus Estados Contables y sus anexos respectivos, debiendo conservar los mismos, acompañados del informe profesional que corresponda, conjuntamente con las referidas declaraciones juradas, por el período de prescripción de los tributos.

Respecto a los comprobantes fiscales electrónicos emitidos por proveedores locales, cabe citar el numeral 8° bis de la Resolución de DGI N° 798/2012 de 08.05.012 que establece "Las e-Facturas y sus notas de corrección, así como los e-Resguardos, a los que accedan los receptores no electrónicos mediante esta modalidad, deberán ser impresos en forma inmediata a su recepción, en las condiciones establecidas en el documento Formato de CFE/Formato de la representación impresa, publicado en el Portal e-factura del sitio web de la DGI."

Atento a lo expuesto, se concluye que la usuaria de Zona Franca deberá conservar los documentos originales de gastos y cualquier otro tipo de documentación relativa a los tributos administrados por la DGI, por el período de prescripción de los mismos.

09.04.018 - El Sub Director General de la DGI, acorde.