Cómo declarar empleados en GAFI: guía completa para emprendedores

¿Qué es GAFI y por qué es fundamental para tu empresa?

Si tenés una empresa en Uruguay y empleás personal, seguramente ya escuchaste hablar de GAFI. Se trata del sistema de Registro de Afiliaciones del BPS que te obliga como empleador a declarar todos los movimientos de tu personal: cuando ingresa alguien nuevo, cuando se va, o cuando hay cambios en su situación laboral.

Desde Calculame sabemos que muchos emprendedores ven este trámite como una complicación más, pero la realidad es que GAFI es clave para que tus empleados puedan acceder a todos sus derechos: cobertura médica, jubilación, seguro de desempleo, y todos los beneficios sociales que corresponden.

¿Qué tenés que declarar exactamente?

Las declaraciones GAFI incluyen tres tipos de movimientos principales:

• Altas: Cuando incorporás un nuevo empleado a tu empresa
• Bajas: Cuando un trabajador deja de trabajar en tu empresa
• Modificaciones: Cuando cambia algo en la situación del empleado (horario, salario, cobertura médica, etc.)

También podés realizar anulaciones si cometiste algún error en una declaración anterior. Es importante que sepas que estos datos no solo sirven para el BPS, sino que son fundamentales para el cómputo de los años de servicio de tus empleados para la jubilación.

Plazos que no podés olvidar

Uno de los aspectos más importantes de GAFI son los plazos, y estos varían según el sector de tu empresa:

Para Industria, Comercio, Civil, Bancaria y Notarial

• Ingreso: Desde 10 días antes hasta la fecha de ingreso inclusive
• Egreso: Hasta 5 días hábiles después de que el empleado deje de trabajar

Para sectores especiales

Si tu empresa está en construcción, tenés hasta 48 horas hábiles posteriores al ingreso para declarar. En el caso del sector rural, el plazo se extiende hasta 72 horas hábiles.

Hay casos particulares como trabajadores eventuales de panaderías, personal de la estiba, pesca o catering, donde el plazo es mucho más ajustado: solo tenés 24 horas o hasta las 12 del primer día hábil siguiente.

¿Cómo hacer las declaraciones?

El BPS te ofrece dos formas de hacer las declaraciones GAFI:

• Servicio en línea: A través de la página web del BPS con tu usuario y contraseña
• Aplicación móvil: Desde tu teléfono, ideal para declaraciones urgentes o cuando estás fuera de la oficina

Ambas opciones están disponibles las 24 horas, lo que te da flexibilidad para cumplir con los plazos, especialmente en esos casos donde tenés solo 24 horas para declarar.

Cambios en la cobertura médica: un punto clave

Un aspecto que muchas veces se pasa por alto son las modificaciones en la cobertura médica de los empleados. Si un trabajador deja de tener cobertura médica a través de tu empresa, tenés que comunicarlo a GAFI:

• Para trabajadores dependientes: hasta los primeros 10 días del mes siguiente
• Para trabajadores no dependientes: hasta el día 10 del mes en que ocurre el cambio

Consejos prácticos desde nuestra experiencia

En Calculame hemos visto que los errores más comunes en GAFI suelen ser:

• Perder los plazos: Especialmente en sectores con plazos muy ajustados
• No declarar modificaciones: Cambios de horario o cobertura médica que se olvidan reportar
• Datos incorrectos: Errores en números de cédula, fechas o categorías laborales

Nuestro consejo es que tengas un calendario con recordatorios de los plazos GAFI y que revises bien toda la información antes de enviar cada declaración. Un error puede generar multas y, lo que es peor, problemas para tus empleados con sus beneficios sociales.

El impacto en tus empleados

Recordá que detrás de cada declaración GAFI hay una persona que depende de que hagas bien este trámite. Sin la declaración correcta y en tiempo, tu empleado no puede:

• Acceder a la cobertura médica
• Cobrar el seguro de desempleo si pierde el trabajo
• Tener cobertura por enfermedad o maternidad
• Acumular años de servicio para la jubilación

Por eso, más allá de ser una obligación legal, GAFI es una responsabilidad que tenés hacia tu equipo de trabajo.