Cómo configurar sucursales y numeración en CFE sin errores

¿Por qué es tan importante configurar bien las sucursales y series?

En Calculame sabemos que una configuración incorrecta de sucursales y numeración es una de las principales causas de rechazo de CFE por parte de DGI. Como emprendedor uruguayo, necesitás que tu facturación electrónica fluya sin problemas para mantener tu negocio operativo y cumplir con las obligaciones fiscales.

Una mala configuración no solo te genera dolores de cabeza con documentos rechazados, sino que también puede crear inconsistencias internas que complican tu contabilidad y control de ventas.

Entendiendo los conceptos básicos

Sucursal o "casa DGI": Es cada local físico que declaraste en tu RUT. Este código viaja en el XML de cada CFE que emitís, y si no coincide exactamente con lo que tenés registrado en DGI, tu documento será rechazado automáticamente.

Para encontrar tu código de sucursal, ingresá a Servicios en línea de DGI, después a Registro Único Tributario → Consulta de datos → Entidades. Ahí verás el "Número de Local" que necesitás usar.

Serie y numeración: Acá es donde muchos emprendedores se confunden. La numeración es única por tipo de CFE para toda tu empresa, no se reinicia en cada sucursal. Cada rango de números se autoriza mediante CAE y tiene validez de 2 años.

Pasos previos en DGI que no podés saltear

Antes de tocar cualquier sistema, necesitás tener todo en orden en DGI:

• Verificar o dar de alta tus sucursales en el RUT y confirmar que las direcciones estén correctas
• Solicitar CAE para cada tipo de CFE que vayas a emitir (e-Factura, e-Ticket, etc.)
• Guardar los PDF de las constancias CAE - los vas a necesitar para cargar en tu sistema

Este paso es fundamental: sin CAE vigente no podés emitir CFE, y sin los códigos correctos de sucursal, DGI va a rechazar tus documentos.

Configuración en tu sistema: lo que realmente importa

Código de sucursal: Cargá el código exacto de cada local en los parámetros fiscales de tu sistema. La mayoría de los sistemas uruguayos lo piden como "Código de sucursal/casa DGI".

Terminales y puntos de emisión: Podés organizar internamente tus terminales como quieras, pero recordá que DGI no numera "por terminal". Todas las terminales deben usar el mismo contador por tipo de CFE, respetando la CAE vigente.

Las reglas de numeración que evitan rechazos

Acá es donde vemos los errores más comunes:

• Unicidad por tipo: La correlatividad corre para toda la empresa por cada tipo de CFE. No se "resetea" en cada sucursal
• Vigencia de CAE: Cada rango autorizado expira a los 2 años. Al vencer, no reutilices números no emitidos - deben anularse y reportarse a DGI
• Pedí nueva CAE antes del vencimiento: No esperes al último día

Convención práctica para series

En la práctica uruguaya, la numeración por tipo inicia en Serie "A", Nº 1. Cuando agotás los 7 dígitos (9.999.999), continuás con la serie alfabética siguiente (B, C, D, etc., sin usar "ñ").

Esta convención está reflejada en manuales técnicos y es la que usan la mayoría de sistemas locales.

Consejos prácticos desde nuestra experiencia

• Llevá un control riguroso de tus CAE y fechas de vencimiento
• No improvises con series paralelas por sucursal salvo que tengas un control 100% seguro para evitar duplicados
• Verificá regularmente que los códigos de sucursal en tu sistema coincidan con los de DGI
• Documentá tu configuración para que cualquier persona de tu equipo pueda entenderla

Una configuración correcta desde el inicio te ahorra muchos problemas futuros. Si ya tenés tu sistema funcionando pero experimentás rechazos frecuentes, revisá estos puntos - probablemente encuentres la causa del problema.