Numeración de documentación fiscal: ¿son obligatorios los ceros a la izquierda?

Una duda muy práctica que tienen muchos contribuyentes al momento de imprimir por primera vez sus facturas o comprobantes fiscales es: ¿la numeración debe tener obligatoriamente 6 dígitos? ¿Es válido escribir A 1 en lugar de A 000001?

La DGI se expidió sobre este punto de forma clara, y la respuesta es más flexible de lo que muchos creen.

¿Qué dice la normativa sobre la numeración de comprobantes?

La regulación de la documentación fiscal en Uruguay tiene dos pilares fundamentales:

• Artículo 41 del Decreto N° 597/988: establece que las operaciones deben documentarse en facturas, boletas, notas de débito, notas de crédito o comprobantes equivalentes, numerados correlativamente y con pie de imprenta. También exige que contengan preimpreso el nombre comercial, domicilio fiscal, número de inscripción en el RUC, tipo de comprobante y destino de cada vía.
• Numeral 17 de la Resolución DGR N° 688/992: establece que la numeración preimpresa debe ser única y consecutiva, comenzando en el número 1 serie A, y siendo correlativa y progresiva hasta agotar seis dígitos. Al agotar los seis dígitos, se reinicia desde el número 1 con la serie siguiente (B, C, etc., de hasta dos posiciones).

El punto clave: ¿los ceros a la izquierda son obligatorios?

Aquí está la respuesta concreta de la DGI:

La normativa establece que la numeración máxima para cada serie será de 6 dígitos. Sin embargo, no se establece como una obligación la utilización de los "0" a la izquierda.

Esto significa que una factura que figure como A 1 es perfectamente válida desde el punto de vista fiscal, exactamente igual que si figurara como A 000001. Ambas formas cumplen con la normativa vigente.

Esta interpretación fue incluso confirmada en su momento por la propia Dirección de Sistemas de Apoyo de la DGI, que ante una consulta realizada en enero de 1993 señaló expresamente que "los ceros a la izquierda pueden omitirse en la impresión".

¿Cómo funciona el sistema de series y dígitos en la práctica?

Para que quede claro, así es como funciona el esquema de numeración:

• Se comienza con la Serie A, desde el número 1 (o 000001, según elijas imprimir).
• Se avanza de forma correlativa y progresiva hasta el número 999.999 (6 dígitos como máximo).
• Al agotar los 6 dígitos de la Serie A, se pasa a la Serie B, reiniciando desde el número 1.
• Las series pueden tener hasta dos posiciones (por ejemplo: AA, AB, etc.).
• Está prohibida la repetición de una misma serie y número, incluso entre distintos tipos de documentos.
• La numeración es única para toda la empresa, incluyendo sucursales.

Errores comunes a evitar

• Reiniciar la numeración sin cambiar de serie: no podés volver a usar el número 1 en la Serie A si ya la usaste. Debés pasar a la Serie B.
• Usar números repetidos en distintos tipos de documentos: la numeración es única, no importa si es una factura o una nota de crédito; no pueden compartir el mismo número de serie.
• Numerar por separado las sucursales: la numeración debe ser única y consecutiva para toda la empresa, incluyendo todas sus sucursales.
• Superar los 6 dígitos sin cambiar de serie: el máximo por serie son 999.999 comprobantes.

Texto completo de la consulta

CONSULTA N° 4.654

DOCUMENTACIÓN – NUMERACIÓN, CANTIDAD DE DÍGITOS.

Se consulta sobre cuál es la cantidad de dígitos que debe poseer la documentación al iniciarse, si necesariamente deben ser los 6 dígitos.

Asimismo se afirma que "... en enero de 1993, realizamos por escrito diversas consultas a la Dirección de Sistemas de apoyo, que tenían que ver con la practicidad y puesta en marcha de la nueva norma."; habiéndose consultado sobre el mismo tópico que en la presente. "A lo que la mencionada Dirección de Sistemas de Apoyo contestó: '.... Los ceros a la izquierda pueden omitirse en la impresión, o sea que la factura A 000001 ... puede figurar como A 1.'"

Con respecto a la situación planteada, corresponde citar la normativa aplicable:

A) Artículo 41, inciso 1°, del Decreto N° 597/988 de 21.09.988: "Las referidas operaciones se documentarán en facturas, boletas, notas de débito, notas de crédito o comprobantes equivalentes, numerados correlativamente y con pie de imprenta. Los mismos deberán contener preimpreso el nombre comercial, nombre o razón social, domicilio fiscal y número de inscripción en el Registro Único de Contribuyentes o equivalente, tipo de comprobante y destino de cada vía."

B) Numeral 17 de la Resolución del Director General de Rentas N° 688/992 de 16.12.992: "La numeración preimpresa deberá ser única y consecutiva para toda la documentación comprendida en el numeral 11 inclusive la correspondiente a operaciones de sucursales. En consecuencia queda prohibida la repetición de una misma serie y número, aún cuando se trate de diferente tipo de documento.

La numeración de la documentación que se imprima a partir de la vigencia del decreto N° 388/92 del 17 de agosto de 1992 y de la presente resolución, deberá comenzar en número 1 serie A y ser correlativa y progresiva hasta agotar seis dígitos, reiniciando nuevamente desde el número 1 con la serie siguiente, alfabética y de hasta dos posiciones."

De la normativa transcripta, surge que la numeración debe ser única, y alfanumérica. En efecto la Serie comenzará con la letra A, y la numeración máxima para cada serie, será de 6 dígitos.

En consecuencia, no se establece como una obligación la utilización de los "0" a la izquierda.

31.01.007 — El Director General de Rentas, acorde.
BOLETÍN 404 — ENERO 2007